Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, dễ tìm

Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng một cách đơn giản, nhanh chóng nhưng vẫn hiệu quả, khoa học và dễ dàng tìm kiếm khi cần là vấn đến luôn được các công ty, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Doanh nghiệp càng lớn, số lượng giấy tờ càng nhiều thì việc quản lý, lưu trữ càng trở nên khó khăn. Chính vì lý do đó, trong nội dung bài viết ngay sau đây, noithathoaphat.info.vn xin chia sẻ cùng bạn quy trình quản lý, sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu gọn gàng và khoa học nhất. Hãy cùng khám phá nhé!

1. Vì sao cần lưu trữ, quản lý hồ sơ?

Công tác văn thư nói chung và việc quản lý, sắp xếp hồ sơ tài liệu nói riêng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Theo đó, từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến xử lý công việc đều gắn liền với các loại văn bản, nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp, lưu trữ.

Do đó, việc quản lý lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại các văn phòng làm việc là vô cùng quan trọng và cần thiết. Cụ thể:

• Giúp nâng cao hiệu suất công việc: Quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện, xem xét công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện.
  Giúp bảo mật nguồn thông tin: Cung cấp tài liệu và dữ liệu đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh và quản lý của các cơ quan, tổ chức.
• Phục vụ công tác nghiên cứu tình huống, xây dựng kế hoạch đầy đủ, chính xác, xây dựng tiền lương, kinh doanh, phát triển lâu dài, … một cách khoa học.
• Quản lý tài liệu tốt sẽ tạo điều kiện cho quy trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả.
• Giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà không phải mất hàng giờ tìm kiếm hay xử lý tài liệu.
• Tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, gọn gàng, ngăn nắp.

2. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, hiệu quả

Sau đây là chi tiết quy trình 5 bước sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học và chuyên nghiệp nhất:

2.1. Phân loại hồ sơ

Có khá nhiều cách phân loại hồ sơ khác nhau tùy vào tính chất công việc của mỗi đơn vị, tiêu biểu có thể kể đến như:

• Phân loại theo trạng thái hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chờ phải hồi, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ đã giải quyết xong,…
• Phân loại theo ký tự: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ: Mẫu tự T sẽ là những hồ sơ Tuyển dụng, Thống kê,…
• Phân loại theo thời gian: Dựa trên thời gian của công việc. Cần ghi chú cụ thể bên ngoài hồ sơ để dễ quan sát, tìm kiếm.
• Phân loại theo phòng ban, lĩnh vực,…

2.2. Lên danh sách các loại giấy tờ cần lưu trữ

Danh mục hồ sơ là danh sách có hệ thống các loại hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của một đơn vị, đây là một bước quan trọng trong cách tổ chức hồ sơ. Với danh sách này, chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Trước tiên, hãy tạo một danh mục cụ thể chính xác:

• Tạo danh mục chi tiết về số giấy tờ cần được sắp xếp, có thể sử dụng cây thư mục trên máy vi tính. Ví dụ thư mục cấp 1 là thư mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ,… Khi đó, lúc cần tra cứu tìm kiếm, chúng ta có thể sử dụng cây thư mục này.
• Danh sách hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
• Khi cho danh mục hồ sơ vào máy tính, nên lưu cây thư mục cũ trước khi cập nhật, nhằm kiểm soát được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

TOP 8 mẫu tủ đựng tài liệu quần áo giá tốt năm 2025

2.3. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng: Xác định thời hạn lưu trữ

Thời hạn bảo quản của tài liệu hình thành nói chung trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chia thành hai mức sau:

• Bảo quản vĩnh viễn: Hồ sơ hoặc tài liệu ở cấp độ này được lưu giữ trong các kho lưu trữ của cơ quan, sau đó lựa chọn nộp chúng vào các kho lưu trữ lịch sử khi đến một thời hạn nhất định.
• Bảo quản có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu được lưu giữ tại cơ quan cho đến hết thời hạn lưu trữ, khi đó sẽ được xem xét tiếp tục giữ lại hay tiêu hủy.

2.4. Lựa chọn phương thức lưu trữ

Một số hình thức lưu trữ hồ sơ phổ biến có thể kể đến như:

• Tủ hồ sơ thấp: Thích hợp cho những văn phòng có không gian hạn chế. Chiếc tủ này vừa túi tiền có thể đựng được tài liệu, chậu cây nhỏ hay những đồ dùng thích hợp để trang trí.
• Tủ tài liệu, tủ locker nhiều ngăn: Có thể lưu trữ nhiều loại tài liệu và giấy khác nhau. Việc phân chia khu vực cũng dễ dàng hơn, bên ngoài mỗi ngăn có thể dán tên giấy tờ, hồ sơ rất tiện lợi cho việc quản lý và tra cứu.
• Thùng hồ sơ có nắp đậy: Thích hợp cho các hồ sơ dài hạn, cố định với ít nhu cầu trích lục và truy xuất.
• Bìa, bì đựng hồ sơ: Lựa chọn bìa và bao bì phù hợp dựa trên khả năng tài chính của công ty. Ví dụ như bìa còng thích hợp để đựng hồ sơ lâu dài và không cần tháo ra, phong bì A4 an toàn và chính xác nhưng đắt tiền, kẹp giấy tuy tiện lợi nhưng có thể ảnh hưởng đến tài liệu.

2.5. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng: Theo dõi, cập nhật hồ sơ

Công việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế lại rất cần được chú trọng tỉ mỉ trong từng giai đoạn, đồng thời phải thường xuyên theo dõi, cập nhật. Hiểu đúng về tầm quan trọng của dữ liệu này là điều cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn của các loại giấy tờ có giá trị.

• Các hồ sơ trong quá trình lưu trữ phải được cập nhật liên tục theo dữ liệu phát sinh.
• Cần thường xuyên kiểm tra tài liệu lưu trữ và có kế hoạch điều chỉnh, bổ sung phù hợp những hồ sơ, tài liệu bị thất lạc.
• Nếu đơn vị lựa chọn hình thức thuê kho lưu trữ bên ngoài thì cần có kế hoạch cụ thể và thông báo 1 – 2 ngày trước khi kiểm tra hoặc bổ sung.

3. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng: Chọn mua tủ lưu trữ phù hợp

Để các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ của văn phòng làm việc được lưu trữ, sắp xếp một cách gọn gàng, hiệu quả thì việc chọn mua những chiếc tủ có kiểu dáng, kích thước phù hợp là điều vô cùng cần thiết. Hãy đến với Nội thất Hòa Phát TPHCM tại số 55 Bạch Đằng, phường 15, quận Bình Thạnh ngay hôm nay nếu bạn đang cần tìm cho công ty, doanh nghiệp của mình những sản phẩm như thế.

Nội Thất Hòa Phát TPHCM

Là một trong những nhà phân phối chính thức của thương hiệu Nội thất Hòa Phát tại khu vực miền nam, với hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động, Nội thất Hòa Phát 55 Bạch Đằng đã trở thành một địa chỉ quen thuộc của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong việc cung cấp các mặt hàng nội thất như bàn ghế tủ văn phòng, nội thất gia đình, trường học, công trình,…

Tại đây, với sự tư vấn tận tình của đội ngũ nhân nhiên, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy cho văn phòng của mình những mẫu tủ đựng hồ sơ có kích thước phù hợp với số lượng giấy tờ ước tính, cũng như có kiểu dáng thiết kế hài hòa với không gian làm việc. Các sản phẩm tủ Hòa Phát không chỉ đảm bảo về chất lượng, độ bền, mà còn được ưa chuộng bởi sự đa dạng phân khúc giá, cạnh tranh với thị trường.

4. Một số mẫu tủ văn phòng Hòa Phát nổi bật năm 2022

4.1. Tủ tài liệu thấp LUX1000-2T2

• Tủ Tài Liệu Thấp LUX1000-2T2 thuộc dòng tủ văn phòng Luxury cao cấp của Nội thất Hòa Phát.
• Sử dụng chất liệu gỗ công nghiệp bền đẹp, chống mối mọt tốt, dễ dàng vệ sinh, lau chùi.
• Thiết kế tủ LUX1000-2T2 gồm có 02 cánh mở, trên nóc tủ khay để chậu cây hoặc các đồ vật trang trí.

4.2. Tủ sắt locker Hòa Phát TU986-4K

• Tủ locker TU986-4K được làm từ chất liệu sắt sơn tĩnh điện, có khả năng chống gỉ sét, ăn mòn, đảm bảo an toàn cho người dùng và dễ dàng trong việc vệ sinh, lau chùi.
• Thiết kế tủ màu ghi S05 có 24 khoang cánh mở để đồ, có lỗ thông hơi. Trên mỗi cánh có 1 khóa Locker, núm tay nắm và tai khóa móc.

4.3. Tủ ghép Hòa Phát TU88-7D

• Tủ Hòa Phát TU88-7D thuộc dòng thủ sắt ghép thấp mặt hình chữ nhật, tủ được chia làm 2 khoang: 1 khoang là cánh sắt mở có 1 khóa mã đảm bảo an toàn khi lưu trữ hồ sơ, tài liệu mật, bên trong có 2 đợt di động; 1 khoang có 7 ngăn kéo dùng lưu tài liệu, có thể đánh số thứ tự mỗi ngăn kéo để dễ tìm kiếm khi cần, dùng chung thanh khóa dàn tiện lợi.
• Tủ ghép TU88-7D sử dụng chất liệu sắt sơn tĩnh điện chống ăn mòn, dễ vệ sinh khi bám bụi, tạo độ bóng, bền màu và tăng tuổi thọ cho sản phẩm.

4.4. Tủ file tài liệu TU10F

• Tủ được thiết kế gồm 10 ngăn kéo đựng File, bạn có thể đánh số theo thứ tự các ngăn hay viết những mảnh giấy note nhỏ dán trên bề mặt các ngăn làm dấu để tiện tìm kiếm file tài liệu, giấy tờ khi đang cần thiết.
• Chuyển động bằng cơ cấu ray thép uốn, ngăn kéo được sử dụng chung khoá dàng tiện khóa an toàn khi không dùng hay cất giữ tài liệu, hồ sơ quan trọng.
• Chất liệu từ sắt sơn tĩnh điện giúp sản phẩm có khả năng chịu nhiệt cao, không bị ảnh hướng đến môi trường nóng lạnh, tăng tuổi thọ cho sản phẩm và dễ vệ sinh khi bám bụi.

Một số mẫu tủ văn phòng Hòa Phát nổi bật khác:

5. Lời kết

Trên là từng bước trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng công sở mà noithathoaphat.info.vn muốn chia sẻ cùng bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết ngay, bạn sẽ có thể dễ dàng hơn trong việc lưu trữ và quản lý các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ của cơ quan mình. Từ đó tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, đồng thời có được một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và chuyên nghiệp hơn.

Để tham khảo, chọn lựa các mẫu tủ tài liệu nói riêng, cũng như nội thất văn phòng nói chung đến từ Hòa Phát. Hoặc cần được tư vấn, giải đáp thắc mắc, mời bạn liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:

Nội thất Hòa Phát HP5INFO

Địa chỉ: Số 55 Bạch Đằng, phường 15, quận Bình Thạnh, Tp.HCM

Hotline: (028) 3511.9666 – 0943 656 555

Email: sale@hoaphatmiennam.com.vn

Website: https://noithathoaphat.info.vn/

Facebook: www.facebook.com/hoaphatmiennam.vn/